ניהול פרויקטים או ניהול מוצר?

זהו בטח אחד הדיונים המתקיימים הכי הרבה בתקופה האחרונה.

סטארט-אפים שפתאום גדלים, ארגוני ענק, חברות ממשלתיות, ביטחוניות, ארגונים חדשים וארגונים ותיקים מכל מיני סוגים, שואלים את אותן השאלות:

1. מה עדיף - לנהל פרויקטים או לנהל מוצר?

2. האם החברה שלנו מנהלת פרויקטים או מנהלת מוצר?

3. לאילו ארגונים מתאים ניהול מוצר ולאילו ניהול פרויקטים?

4. מה תפקידם של מנהלי הפרויקטים בחברות שמנהלות מוצר?

5. האם מנהלי פרויקטים עובדים ב-Agile?

כדי לענות על השאלות האלה, נתחיל מההגדרות שאני נוהג להשתמש בהן:

• ניהול פרויקטים הוא תהליך שבו מוודאים שהפרויקט הדרוש עולה בזמן שהוגדר באמצעות המשאבים שהוגדרו - אלה מדדי יעילות ארגונית.

• ניהול מוצר הוא המודעות (Awareness) לפעול באופן עקבי, לחקור, לתכנן, ליצור/לפתח ואז למדוד את הפעולות שידרשו כדי להוביל את המוצר להצלחה לאורך זמן - אלה מדדי ערך מוצרי.

אז האם אנחנו חברת מוצר?

רוב החברות בעולם מוכרות "מוצרים": רכיבים, חלקים, מוצרים פיזיים או דיגיטליים, חומרה, תוכנה, שירות, ייעוץ, שיר, ספר וכו'. האם כל החברות הן חברות מוצר? כמעט כולן כן, אלא אם מדובר בארגון תפעול /שירות ללא מטרת רווח או שירות קהילתי.

מה אם המוצר לא מוצע ללקוחות תמורת כסף? זה עדיין מוצר. נאמר GMAIL ו-WhatsApp ניתנים לרובנו לשימוש בחינם, אך בואו לא נתבלבל, החברות הללו לא מפסידות בגלל ההצעה החינמית הזאת, להיפך - השירות החינמי הוא הבסיס לרווח שלהן.

אז התשובה שלי לשאלה הזאת היא כן! החברה שלכם היא כנראה חברת מוצר.

האם אנחנו מנהלי מוצרים או מנהלי פרויקטים?

רגע לפני זה חשוב לי להדגיש - בארגון שלכם לא חייבים להיות בעלי המשרה מנהלת/מנהל מוצר כדי להיות חברה שמנהלת מוצר, זאת החלטה של הארגון איך לנהל את תהליכי העבודה שלו וטכנית כל עובד שיודע לבצע את המשימה - יכול לבצע אותה. אגב, אם הוא לא יודע, הוא מוזמן לקרוא את הספר שלי "מנהלי המוצר של המחר", להיעזר בקורסים, סרטי הסבר, מנטורים וכו' 🙂

אז כדי לענות על השאלה הזאת נצטרך לבחון מספר אספקטים, תשאלו את עצמכם:

1. האם יש לארגון יעדים עסקיים, כמותיים, מדידים ומוגדרים בזמן?

2. האם יש למוצר יעדים עסקיים, כמותיים, מדידים ומוגדרים בזמן?

3. איך מתקבלות ההחלטות את אילו מוצרים לפתח, ליצור או להעניק ללקוחות?

4. האם החברה מנהלת דרישות או צרכים?

5. האם מתבצעים מחקר שוק, מחקר מתחרים, מחקר לקוחות, לפני קבלת ההחלטה?

6. האם יש לארגון תוכנית פעולה, Road Map?

7. האם הארגון משלים את תהליך הפיתוח/ייצור באופן מלא ומושלם או שהוא מגדיר שלבים מדורגים שיאפשרו ללקוחות מסוימים מפגש עם המוצר בהקדם האפשרי?

8. האם המוצר מונע על ידי כסף וזמן או מונע על ידי ערך ללקוחות?

9. האם הארגון יודע לקדם מהר משימות פיתוח וייצור או ששינויים בתהליך העבודה מצריכים הזזת הרים?

10. האם הארגון מודד את הצלחת המוצר/ייצור לפי היעדים שנקבעו?

11. האם הארגון משתמש במדדי ההצלחה ופועל באופן עקבי לשפר את המוצר ותהליכי העבודה לאורך זמן?

אז בואו נבדוק את התשובות:

ניהול מוצר	ניהול פרויקטים	מהו התהליך
לא ניתן לנהל מוצר בעל ערך בהיעדרם	עדיף שיהיה	האם יש לארגון יעדים עסקיים, כמותיים, מדידים ומוגדרים בזמן?
לא ניתן לנהל מוצר בעל ערך בהיעדרם	רוב החברות שאני מכיר אין בניהול פרויקטים יעדים למוצר	האם יש למוצר יעדים עסקיים, כמותיים, מדידים ומוגדרים בזמן?
לפני קבלת ההחלטה לפתח או לייצר - נדרשים מחקר שוק, מחקר מתחרים, מחקר מוצר, הבנה של מה המוצר יכול וצריך לעשות והגדרת יעדים.	לרוב, הפרויקט הוא עובדה מוגמרת שמגיעה מההנהלה, לרוב אין עליה עוררין	איך מתקבלות ההחלטות את אילו מוצרים לפתח, לייצר או להעניק ללקוחות?
ניהול צרכים. הצרכים ייבחנו והחברה תגדיר את הדרישה בעצמה אחרי הבנת הצורך.	ניהול דרישות. הלקוח מגדיר את הדרישה לפיתוח (לא את הצורך)	האם החברה מנהלת דרישות או צרכים?
לא ניתן לנהל מוצר בעל ערך בהעדרם. נדרשת היכרות עם השוק, סקר, ראיונות, כמות הנתונים הקיימים וכו'	עדיף שיבוצעו כאלה	האם מתבצעים מחקר שוק, מחקר מתחרים, מחקר לקוחות לפני קבלת ההחלטה?
זמן וכסף הם לא העיקר בניהול מוצר. תוכנית הפעולה מפרטת את היכולות שנרצה להשיג לפי תעדוף 1-N. כל יכולת תפורק לתתי שלבים שגם הם יתועדפו. יוגדר MVP (מה הדבר הקטן ביותר שיביא ערך שנוכל לעשות) ויש שאיפה לפגוש את השוק בהקדם האפשרי.	ניהול הפרויקט מנוהל כתוכנית עבודה בה מוגדרים תאריכי יעד להשלמת הפרויקט והגדרת השלבים וניהול התקציב. ויש שאיפה לפגוש את השוק באופן המלא והמספק ביותר בהתאם להגדרת הפרויקט.	האם יש לארגון תוכנית פעולה, Road Map?
מונע על ידי ערך. ניהול מוצר מדבר על הערך שהמוצר נותן ללקוחות הפנימיים או החיצוניים. כמובן שהוא לא צריך להיות הפסדי אבל זה לא השיקול המרכזי.	מונע על ידי כסף וזמן. בארגונים רבים נראה שהשאיפה היא לסמן V הכי מהר שאפשר - הרי כך הלקוח יקבל את מה שהוא רוצה (לא בהכרח מה שהוא צריך) בהקדם.	האם המוצר מונע על ידי כסף וזמן או מונע ע"י ערך ללקוחות?
קיום פגישות תכנון של השנה הקרובה, הרבעון, החודש הקרוב עד לרמת ספרינט. קיום של פגישות יומיות קצרות ויעילות לבחינת ההתקדמות ושחרור חסמים. פגישות רטרו (Retrospect) להסתכלות תכנון מול ביצוע, דיון, למידה ושיפור מתמיד.	נדרש אך לצערי לא קורה מהר מספיק.	האם הארגון יודע לקדם מהר משימות פיתוח/ייצור או ששינויים בתהליך העבודה מצריכים הזזת הרים?
ניהול מוצר הוא כמו הורות, בסיום הפיתוח/הייצור, האחראי על המוצר נשאר אחראי עליו בזמן העליה ועוד הרבה אחרי. למעשה מנהל המוצר הוא אחראי קבוע על המוצר (עד שיוחלף).	נדרש אך לצערי לא קורה במרבית החברות שהכרתי. אחרי עלייה לאוויר, הפרויקט מסתיים ולא מוגדר לו אחראי לאורך זמן.	האם הארגון מודד את הצלחת המוצר/ייצור לפי היעדים שנקבעו?
מי שהוגדרו לנהל את המוצר ימשיכו למדוד אותו, להוביל אותו, לזהות שינויים, לשפר אותו. לא רק שהמוצר ישתפר לאורך זמן ויתאים את עצמו לשוק המשתנה - יש לעדכן גם תהליכי עבודה ארגוניים שיאפשרו למוצר להשתפר במהירות גבוהה יותר.	נדרש אך לצערי לא קורה במרבית החברות שהכרתי. אחרי עלייה לאוויר, הפרויקט מסתיים ולא מוגדר לו אחראי לאורך זמן.	האם הארגון משתמש במדדי ההצלחה ופועל באופן עקבי לשפר את המוצר ותהליכי העבודה לאורך זמן?

הנה מספר דוגמאות של ארגונים שפנו לאחרונה בשאלה דומה:

• המקרה: בנק מוביל בישראל הגדיר מנהלי מוצרים לכל מערכת: לאתר, לאפליקציה וכו' ויש מנהל פרויקט שאחראי על קידום יכולות חדשות, נאמר "יכולת בקשת הלוואה בדיגיטל" לעומת "יכולת בקשת משכנתא בדיגיטל" - אני לרוב לא ממליץ להגדיר מנהלי מוצרים לפי מערכת (מנהל מוצר האתר, מנהל מוצר האפליקציה), אני ממליץ להגדיר מנהלים כאחראים על התהליך העסקי "מנהל מוצר המשכנתאות", "מנהל מוצר הלוואות", אלה יהיו אחראים על המוצרים והשירותים באופן חוצה מערכות. מי יגדירו את הדרישות העסקיות? מנהלי המוצר. מי יגדירו את היעדים? מנהלי המוצר עם אנשי הביזנס. מי יבצעו את המדידה? אנליסטים. מה תפקידו של מנהל הפרויקטים? לוודא משאבים נדרשים, לוודא שהעוסקים בפרויקט מתקדמים לפי תוכנית העבודה, בקצב הנכון ובזמן שהוגדר.
  

• המקרה: חברת Ecommerce שמוכרת מוצרים Online לא הוגדרו מנהלי מוצרים, יש לה אתר ואפליקציה. בכל פעם שהחברה מתחילה למכור מוצר חדש באתר (עגבנייה, מחשב, טלפון, שולחן), תהליך התפעול שמטמיע את המוצר החדש באתר מנוהל ע"י מתפעלי המערכות. בכל פעם שרוצים לחתום עם ספק חדש (איציק מחשבים, דינה ירקות, דוד שולחנות), או בכל פעם שרוצים להתחיל למכור מוצרים מסוג חדש (נאמר מוצרי חלב שצריכים קירור, פרחים שצריכים השקייה), הם מנהלים את הקמת הספק החדש בארגון ובמערכת כניהול פרויקט ע"י מנהל פרויקטים כדי להתאים את התהליכים הארגוניים לסוג המוצרים החדש. בארגון אין מנהלי מוצר, כשצריך לפתח יכולת חדשה ההנהלה או הביזנס מעבירים דרישה לפיתוח לאנשי הטכנולוגיה. את התעדוף מבצעת הנהלת החברה או אנשי הביזנס, לא מוגדרים יעדים, לא מבוצעת מדידה, פיתוחים עולים לפי סדר הגעתם ולעיתים רבות הפיתוחים שנדרשו לא יהיו בשימוש לעולם.
  

• המקרה: חברת SAAS בעלת תוכנה לניהול משימות ללקוחות עסקיים לא הוגדרו מנהלי מוצרים, יש לה אתר ואפליקציה.

לחברה יש מוצר תוכנה מעולה. בכל פעם שמגיע לקוח חדש מטמיעים אצלו את המערכת, לעיתים עולים חוסרים במוצר, הארגון מייצר רשימת דרישות, כך שבכל זמן נתון יש עשרות של דרישות שונות של לקוחות שונים. הצוות הטכנולוגי מפתח את הדרישות לפי סדר הגעתן בהקדם האפשרי. כל הטמעה של לקוח נחשבת פרויקט. אין מנהלי מוצר למערכת או ליכולת.

מה משותף לכל החברות? הן מנהלות פרויקטים, לא מנהלות מוצר. הארגון לא הגדיר מנהלי מוצר והוא לא חייב, אך בשלושת המקרים היה עדיף לנהל את התהליך כניהול מוצר ולא כניהול פרויקטים. למה?

גם אם החברה לא מוכרת תוכנה, תוכנה היא מרכיב משמעותי בתפעול הארגוני.

בשלוש החברות לא נעשו מחקר שוק, מחקר מתחרים או מחקר מוצר, כדי להבין מה המוצר צריך ויכול לעשות, לא הוגדרו יעדי המוצר ואיך תיבחן הצלחה. ברגע שמגיעה דרישה חדשה היא עובדה מוגמרת, הדרישה נכנסת ל-Pipe Line ומתופעלת לפי סדר הגעה. הארגון לא מנתח את הצורך, אלא מתייחס לדרישה כלשונה, לכן הארגון לא דוחה אף דרישה, כל הדרישות לגיטימיות כי הלקוח (פנימי או חיצוני) ביקש אותן, הארגון מקיים את הדרישה לפי דרישת הלקוח הבודד, אין בחינת צורך כדי להתאים את הדרישה למוצר ולהטמעה גנרית לכמה שיותר לקוחות קיימים וחדשים. לא הוגדרו יעדים, לכן לא מתבצעת מדידה, אין דרך לארגון לוודא שהמוצר נותן ערך וימשיך לשפר את היכולות שלו באופן מתמיד.

השאיפה של חברות פרויקטים היא לקיים את רצונו של הלקוח בהקדם האפשרי. השאיפה של חברות מוצר היא לפתח פחות, עדיף לייצר תהליך אחד גנרי ויציב, יעיל יותר וחסכני לאורך זמן, כך שהלקוח יקבל את מה שהוא צריך ולא בהכרח באופן שהוא ביקש. שימו לב: כשמנהלים מוצר לא כל הדרישות של כל לקוח פנימי או חיצוני צריכות להתקיים. הארגון הוא זה שקובע את האופן בו המוצר יתן מענה ולא הלקוח הדורש, מתוך הבנה שיש ויהיו עוד לקוחות.

אז מה אתם אומרים: אתם חברת מוצר או חברת פרויקטים?

רוצים לעשות טרנספורמציה פרויקטלית ולהיות ארגון שמנהל מוצר יעיל שיודע להשתפר לאורך זמן?

דברו איתי